Nejzákladnější konferenční systém se skládá z mikrofonu, zesilovače, reproduktorů a stolních zobrazovacích zařízení (jako jsou stolní chytré terminály a LCD monitory). Kombinace těchto zařízení tvoří konferenční systém, který slouží k přenosu zvuku, zobrazování informací a zesilování zvuku, což umožňuje uživatelům vidět, slyšet a mluvit.
S technologickým pokrokem a rostoucími funkčními nároky, zejména rozšířeným používáním počítačů a sítí, se rozsah konferenčních systémů rozšířil. Nyní zahrnuje hlasování/volby/rozhodování, videokonference, vzdálené videokonference, telefonní konference, simultánní tlumočení a zobrazení na ploše. Toto jsou základní prvky moderního konferenčního systému a objevila se řada souvisejících zařízení, jako je centrální ovládání, ovládání teploty, ovládání osvětlení, ovládání zvuku a ovládání výkonu. Konferenční systém, poháněný moderním technologickým vývojem, je nyní definován jako kompletní sada hardwaru a softwaru souvisejícího se schůzkami.
